Sommaire
Contexte réglementaire (NF525)
Exigences relatives à l’abandon d’une saisie de données avant validation :
Tout abandon d’une saisie, préalablement à la validation des données de vente et d’encaissement, doit faire l’objet d’un enregistrement dans le JET (Journal des évènements techniques).
Remarque :
Bien que les conditions d’Inaltérabilité, de Sécurisation, de Conservation et d’Archivage ne s’appliquent pas telles que pour les pièces justificatives, les abandons de saisie ne doivent pas être modifiables et doivent être conservés à minima 2 ans.
Abandon d’une vente nominative ou d'un ticket de caisse
Pas de suppression pure et simple : Contrairement à un logiciel non certifié, il est interdit d’effacer une transaction sans laisser de trace.
- Ajout du raccourci « Abandonner la vente » dans le volet de fonctions.
Il sera demandé de confirmer l’abandon.
- Processus d’abandon :
- Les lignes d’articles ne sont ni supprimées, ni annulées ; elles sont pointées comme abandonnées.
- Les sorties de stock sont annulées.
- Le document d’abandon (vente ou ticket) :
- Le système génère un document spécifique qui n’est ni modifiable ni supprimable.
- Le PDF n’est pas stocké.
- L’édition de ce document d’abandon s’exécute automatiquement.
Le document client ainsi créé n’est pas une facture :
- Il n’a pas de valeur fiscale, ni comptable.
- Il n’est pas pris en compte dans le chiffre d’affaires, les impayés et les statistiques.
- Il doit être conservé en base de données.
Remarques :
- S’il y a une ligne d’article de type reprise de marchandise ou réservation magasin, il sera demandé d’annuler manuellement la ligne d’article avant de pouvoir procéder à l’abandon.
- Si la vente est vide (aucun article) alors la saisie est arrêtée, le dossier est détruit, il n’y a pas de document abandonné.
Exemple d'édition des abandons : vente abandonnée et ticket abandonné
Traçabilité de l'abandon
Traçabilité obligatoire : Même si une vente est abandonnée, le logiciel doit enregistrer l’opération.
Journal des évenements techniques, (JET purgeable, code 320)
Entête des écrans de facturation et de la loupe de dossier
Vente abandonnée
- Ticket abandonné
Suivi du dossier d'un abandon
Vente abandonnée
- Ticket abandonné
Recherches négoce
- Ajout du raccourci « Abandons » dans le volet de fonctions.
NB : Quand la fonctionnalité facture proforma est active, le titre du raccourci est « Autres » avant que le choix « Abandons » soit sélectionné..
Personnalisation de la liste de recherche
Certains éléments visuels sont personnalisables afin de faciliter la lecture et l’identification des informations listées :
- La couleur du texte des lignes des documents abandonnés.
Pour procéder à la personnalisation : F12 > Paramètres > Réglages personnalisés > Créer votre paramètre par défaut (=quel que soit l’utilisateur) ou individuel (pour un utilisateur).
Archivage et purge des archives
NB : Il faudra ajouter les abandons dans l’archivage et la purge des archives.
R.G.P.D.
- Droits à la personne > droits à la portabilité :
- Les ventes abandonnées sont ajoutées dans l’exportation détaillée des données de la personne physique.
Paramétrage de l'édition : Formulaire d’édition en fichiers « Sites » et/ou en paramètres « Imprimantes » :
- Le formulaire de la vente abandonnée est identique à celui de la facture proforma car les informations sont communes.
- Le formulaire du ticket abandonné est identique à celui du ticket.
