Le logiciel ou le système de caisse doit permettre d’archiver les données enregistrées selon une périodicité choisie, au maximum annuel ou par exercice. La procédure d’archivage a pour objet de figer les données et de donner date certaine aux documents archivés. Elle doit prévoir un dispositif technique garantissant l’intégrité dans le temps des archives produites et leur conformité aux données initiales de règlement à partir desquelles elles sont créées. Les archives peuvent être conservées dans le système lui-même ou en dehors du système lorsqu’il existe une procédure de purge.
Les archives doivent pouvoir être lues aisément par l’administration en cas de contrôle, y compris lorsque l’entreprise a changé de logiciel ou de système.
Les archives sont aux formats XML, un fichier XSD accompagne chaque fichier XML afin que celui-ci soit facilement interprété par un logiciel.
Le logiciel ou système doit prévoir une traçabilité des opérations d’archivage, selon un procédé fiable.
L’intégrité de la traçabilité des opérations d’archivage se fait par chaînage et hachage cryptographique tel que pour les données de règlements clients et les clôtures.
Au delà de la périodicité choisie et au maximum annuelle ou par exercice, le logiciel ou le système peut prévoir une procédure de purge des données de règlement. Avant la mise en oeuvre de cette procédure de purge, le logiciel ou le système doit garantir la production d’une archive complète des données de règlement (données d’origine et éventuelles modifications), avec la date de l’opération de règlement (année-mois-jour), sur un support physique externe sécurisé.
Pour les systèmes de caisse, la purge n’est que partielle : le système doit conserver dans un état sécurisé “en ligne”, c’est à dire dans le système lui-même, les données cumulatives et récapitulatives contenues dans le grand total de la période et le total perpétuel pour la période dont les données ont été purgées.