Sommaire
Contexte de certification (NF525)
- Lorsque le logiciel permet d’établir des factures proforma, ces dernières doivent être identifiées par un numéro séquentiel chronologique et continu dissocié de celui de la facture et doivent respecter les conditions d’Inaltérabilité, de Sécurisation, de Conservation et d’Archivage.
- Maintenance (accessible uniquement par le support E.I.S.) :
– En cas de modification d’une donnée de gestion ou d’un paramètre impactant la conformité, le logiciel doit mémoriser dans le JET (Journal des Événements Techniques), la valeur précédente de cette donnée de gestion ou de ce paramètre.
– Les discontinuités dans la séquence continue (hors justificatif de paiement) sont subordonnées à la clôture d’une période ou de l’exercice (ou à des modifications organisationnelles).
Numéro séquentiel chronologique et continu dissocié de celui de la facture :
Les factures proforma ne doivent pas partager la séquence de numérotation des factures.
Cela évite toute confusion avec les documents fiscaux et garantit que les proforma restent hors du périmètre TVA.
Conditions d’Inaltérabilité, de Sécurisation, de Conservation et d’Archivage :
- Inaltérabilité et Sécurisation : Lors de l’émission d’une facture proforma, les données de celle-ci sont hachées et sécurisées par une signature électronique. Une facture proforma ne peut pas être modifiée ni supprimée.
- Conservation et Archivage : Les factures proforma sont conservées dans le logiciel et seront archivées avant d’être purgées.
Délai avant de pouvoir être purgées : 6 années ou exercices plus l’année ou l’exercice en cours.
NB : Le logiciel n’exécute pas automatiquement les traitements d’archivage et de purge des archives, c’est au responsable de lancer l’exécution de ces traitements.
Activation de la gestion des factures proforma
Accès : menu « 13 – Paramètres – Généraux » > « Société – Fenêtre Négoce ».
- Accès protégé par un droit administrateur,
- Rubrique « Gestion des factures proforma » :
- Activer la création de factures proforma avec une numérotation séquentielle propre aux proforma.
NB : s’il existe au moins une facture proforma, la fonctionnalité ne pourra plus être désactivée ultérieurement. - Voir avec un technicien d’E.I.S. pour mettre en place les paramètres liés aux factures proforma.
- Activer la création de factures proforma avec une numérotation séquentielle propre aux proforma.
Ecrans de l'entête d'une proforma et de la loupe d'une proforma
Quand le document courant est un devis, fenêtre « Document », le choix « Proforma » est proposé.
- Il faudra préalablement préciser la date de validité de la proforma avant de confirmer la création.
- Une facture proforma n’a pas de valeur fiscale ni comptable.
- Une facture proforma ne contient pas d’article livré, ni de paiement (il y a un contrôle).
- Une facture proforma n’est pas prise en compte dans le chiffre d’affaires et les statistiques.
Formulaire d’édition en fichiers « Site » et/ou en paramètres « Imprimantes » :
La facture proforma a son propre formulaire d’impression.
- Pas de demande de paiement : pas de notion de net à payer
- Pas de conditions de paiement : ni échéance ni mode de paiement
Exemple d'édition de proforma
Le Pdf est stocké comme les factures le sont.
Suivi du dossier d'une facture proforma
Recherches négoce d'une proforma
- Ajout du raccourci « Proforma » afin d’afficher uniquement les factures proforma.
NB : Les factures proforma n’apparaissent pas quand le raccourci « Factures » est coché, ce n’est pas le même type de document.
Personnalisation de la liste de recherche
Certains éléments visuels sont personnalisables afin de faciliter la lecture et l’identification des informations listées :
- La couleur du texte des lignes des factures proforma peut être différente de la couleur des autres lignes.
Pour procéder à la personnalisation : F12 > Paramètres > Réglages personnalisés > Créer votre paramètre par défaut (=quel que soit l’utilisateur) ou individuel (pour un utilisateur).
Facture issue de la proforma
Quand le document courant est une facture proforma, il est possible de créer une facture issue de la proforma.
Ceci depuis le numéro de dossier de la facture proforma en utilisant la fonctionnalité du volet de fonction « Facturer proforma » ou son raccourci clavier.
- La facture proforma est dupliquée dans un nouveau dossier avec les articles livrés, prêt à être facturer.
Il est possible d’appliquer des modifications avant de facturer (ajouter/supprimer des articles par exemple). - Pour chaque proforma, une seule facture peut être générée à partir de celle-ci.
Ecrans de l'entête de facturation, de suivi du dossier et de la loupe d'une facture issue d'une proforma
Suivi du dossier de facturation d'une proforma
Loupe du dossier de facturration d'une proforma
Edition de l'entête d'une facture issue d'une proforma
Le mot-clé ISSUPF doit être intégré au formulaire d’impression de la “Facture normale” afin d’indiquer l’origine de la facture lorsqu’elle provient d’une proforma.
Archivage et purge des archives
Dans un premier temps, les factures issues d’un ticket ne sont pas archivables, elles le seront prochainement.
R.G.P.D.
- Droits à la personne > droits à la portabilité :
- Les factures proforma sont prises en compte dans l’exportation détaillée des données de la personne physique.