Sommaire
Règles d'utilisations associées à l'application
En 12 / Paramètres généraux
Règle 9 : Compte du client divers
Règle 142 : S.A.V. - Frais, où prendre le compte ?
Règle 159 : S.A.V. - Pièces
Règle 9 : Compte du client divers
Regroupement des clients divers n’ayant pas de compte :
- 0 : Non, un compte doit être enregistré dans chaque fiche client divers,
- 1 : Un compte par lettre alphabétique (411 DIV A , 411 DIV B …),
- 2 : Un compte par valeur numérique (411 001 , 411 002 …),
- 3 : Non, ce sera l’ID du client qui sera utilisé (411 123 pour l’ID 123).
Pour les valeur 1 à 3, les comptes racine et auxiliaire sont à paramétrer dans la fiche du client en compte « X ».
Si votre application comptable est EISCOMPTA, et que la règle a la valeur 3, seul le compte racine est à paramétrer dans la fiche du client en compte « X ». La partie auxiliaire se créera automatiquement dans le plan comptable d’EISCOMPTA.
Règle 142 : S.A.V. - Frais, où prendre le compte ?
Faut-il prendre le paramétrage comptable de l’atelier lorsqu’il n’y a pas de comptes comptables dans les codifications de déplacements, de frais divers ?
- 0 : Non, le compte doit être dans les codifications de déplacement ou de frais divers dans les Paramètres,
- 1 : Oui, faire comme si le déplacement ou frais divers n’était pas codifié en Paramètre.
Remarque : pour les frais administratifs non codifié, l’application se comporte comme si cette règle est dans tout les cas à 1.
Règle 159 : S.A.V. - Pièces
Les pièces se ventilent selon le paramtétrage du groupe comptable associé à la référence ?
- 0 : Non,
- 1 : Oui.
La ventilation comptable
1 / De la facturation client
Le T.T.C.
Les H.T. en S.A.V.
Les H.T. en Négoce
La T.V.A.
Le T.T.C.
| En 11 / Gestionnaires de fichiers – Tiers – Clients |
Est associé le compte comptable. Ce fichier englobe vos clients de passage et vos clients en compte : la ventilation comptable vers EISCOMPTA se compose d’un compte collectif sur 8 chiffres et d’un sous compte sur 13 caractères alphanumériques.
|
Les H.T. en S.A.V.
| Règle 142 à la valeur 1 : les frais de livraison et les frais divers codifiés se ventilent selon l’atelier de la catégorie facturée. | |
| Règle 159 à la valeur 0 : les articles existants se ventilent selon le paramétrage en atelier. | Règle 159 à la valeur 1 : les articles existants se ventilent selon le paramétrage de leur groupe comptable. |
| En 11 / Gestionnaires de fichiers – Classification – Atelier | – |
Les comptes sont paramétrés par site et taux de T.V.A. pour :
| – |
| Règle 142 à la valeur 0 : la ventilation des frais de livraison (déplacement, port, navette) ou des frais divers se ventile selon le paramétrage de leur fichier respectif. |
| En 12 / Paramètres – Codifications – Déplacement, Port ou Navettes |
Les frais de livraison codifiés passent dans les comptes paramétrés :
|
| En 12 / Paramètres – Codifications Frais divers ou Frais administratifs |
| Les frais divers ou administratifs codifiés passent dans les comptes paramétrés par site et taux de T.V.A. dans les fichiers « Frais divers » et « Frais administratifs« . |
- identiques : laissez à blanc la rubrique « site »,
- différents selon le site utilisé : informez le code site correspondant au paramétrage des comptes.
Les H.T. en Négoce
| En 11 / Gestionnaires de fichiers – Classification – Groupes de ventes – Ici documentation |
Les lignes de vente d’une facture sont ventilées selon le groupe de ventes associé à l’article.
|
Attention pour le multi-sites, les comptes comptables peuvent être :
- identiques : laissez à blanc la rubrique « site »,
- différents selon le site utilisé : informez le code site correspondant au paramétrage des comptes.
La T.V.A.
| En 11 / Gestionnaires de fichiers – Autres – Codes T.V.A. |
| Les comptes de T.V.A. collectée y sont paramétrés en fonction du taux de T.V.A. appliqué dans la vente. |
2 / Des ventes tickets
Le T.T.C.
Les H.T. en Négoce
La T.V.A.
Le T.T.C.
| En 11 / Gestionnaires de fichiers – Tiers – Clients |
| Dans la fiche du client en compte « Y », est associé un compte comptable. |
- Vos ventes tickets sont regroupés dans :
- Un seul compte de tiers : 411 – Tickets
Les H.T. en Négoce
| En 11 / Gestionnaires de fichiers – Classification – Groupes de ventes – Ici documentation |
Les lignes de vente d’une facture sont ventilées selon le groupe de vente associé à l’article.
|
Attention pour le multi-sites, les comptes comptables peuvent être :
- identiques : laissez à blanc la rubrique « site »,
- différents selon le site utilisé : informez le code site correspondant au paramétrage des comptes.
La T.V.A.
| En 11 / Gestionnaires de fichiers – Autres – Codes T.V.A. |
| Les comptes de T.V.A. collectée y sont paramétrés en fonction du taux de T.V.A. appliqué dans la vente. |
3 / Des règlements clients
| En gestion, les règlements sont ventilés en fonction de leur mode de règlement : chèque, espèces … |
| Pour les transférer en comptabilité, nous ventilons ces règlements dans des journaux de remise par des mouvements : remise de chèque, de caisse… |
| En 12 / Paramètres – Trésorerie – Journaux de banque | En 12 / Paramètres – Trésorerie – Mode de paiement |
Les espèces
Les chèques
Les cartes bancaires, traites, virements...
Les écarts de règlement
Les espèces
| Mode | Mouvement en gestion | Transfert en comptabilité |
|---|---|---|
| Espèces | Journal de remise | Journal de caisse – compte 530000 |
L’écriture dans le journal de caisse en comptabilité :
| Date de pièce | Compte | Sous Compte | Désignation | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|---|---|
| Date de mouvement | 411 collectif | compte auxiliaire | Règlement / Nom du client | T.T.C. | |
| Date de mouvement | 530000 | Règlement / Nom du client | T.T.C. |
L’encaissement en espèces est débité dans la comptabilité à la date de leur mouvement.
Les chèques
| Mode | Mouvement en gestion | Transfert en comptabilité |
|---|---|---|
| Chèques | Journal de remise (édition du bordereau de remise) | Journal de Banque – compte 512000 |
| ou Journal de remise – compte 511001 |
L’écriture dans le journal de banque ou de remise en comptabilité :
| Date de pièce | Compte | Sous Compte | Désignation | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|---|---|
| Date de mouvement | 411 collectif | compte auxiliaire | Règlement / Nom du client | T.T.C. | |
| Date de mouvement | 512000 ou 511000 | Règlement / Nom du client | T.T.C. |
Le montant de la remise de chèques est débité dans la comptabilité à la date de leur mouvement, qui correspond à la date du dépôt à la banque.
Les cartes bancaires, traites, virements...
| Mode | Mouvement en gestion | Transfert en comptabilité |
|---|---|---|
| Cartes | Journal de remise de carte | Journal de Banque – compte 512000 |
| ou Journal de remise de carte – compte 511002 | ||
| Traites | Journal de remise de traite | Journal de banque – compte 512000 |
| ou Journal de remise de traite – compte 511003 | ||
| Virements | Journal de remise de virements | Journal de banque – compte 512000 |
| ou Journal de remise de virements – compte 511004 |
L’écriture dans le journal de banque ou de remise en comptabilité :
| Date de pièce | Compte | Sous Compte | Désignation | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|---|---|
| Date de mouvement | 411 collectif | compte auxiliaire | Règlement / Nom du client | T.T.C. | |
| Date de mouvement | 512000 ou 511… | Règlement / Nom du client | T.T.C. |
Le montant de la remise de chèques est débité dans la comptabilité à la date de leur mouvement, qui correspond à la date du dépôt à la banque.
Les écarts de règlement
Une facturation de 19€99 est réglée par un chèque de 20 €.
Sur la 1ère ligne, la saisie du chèque dans la fenêtre « Paiement » de la facturation en gestion commerciale :
| A | Mode | Libellé | Montant | Ech/Cond | NM |
|---|---|---|---|---|---|
| CH | Chèque bancaire n°… | 20,00 | JJ/MM/AAAA |
| T.T.C. : | 19,99 € | Total perçu : | 20,00 € |
| Fact. le : | JJ/MM/AAAA | Solde : | -0,01 € |
| Echéance : | JJ/MM/AAAA | A la livr. : | 0,00 € |
Sur la 2ème ligne la saisie de l’OD pour l’écart dans la fenêtre « Paiement » de la facturation en gestion commerciale :
| A | Mode | Libellé | Montant | Ech/Cond | NM |
|---|---|---|---|---|---|
| OD | Opération diverses – Trop perçu | – 0,01 | JJ/MM/AAAA |
| T.T.C. : | 19,99 € | Total perçu : | 19,99 € |
| Fact. le : | JJ/MM/AAAA | Solde : | -0,00 € |
| Echéance : | JJ/MM/AAAA | A la livr. : | 0,00 € |
L’écriture dans les journaux respectifs en comptabilité :
| Journal | Date de pièce | Compte | Sous Compte | Désignation | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|---|---|---|
| BANQUE | Date de mouvement | 411 collectif | compte auxiliaire | Règlement / Nom du client | 20 € T.T.C. | |
| Date de mouvement | 512000 ou 511… | Règlement / Nom du client | 20 € T.T.C. | |||
| OD | Date de mouvement | 758000 | Règlement / Nom du client | 0,01 € T.T.C. | ||
| Date de mouvement | 411 collectif | compte auxiliaire | Règlement / Nom du client | 0,01 € T.T.C. |
L’ENREGISTREMENT DU RELEVÉ BANCAIRE SI COMPTE D’ENCAISSEMENT :
Les différents comptes d’encaissement sont soldés au fur et à mesure. Les règlements non soldés sont ceux non encore comptabilités par le relevé bancaire (date de valeur différente de la date de mouvement).
| Date de valeur | Compte | Désignation | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|---|
| Date de valeur | 511… | Journal de remise | T.T.C. | |
| Date de valeur | 512000 | Journal de remise | T.T.C. |
4 / De la facturation fournisseurs
Le T.T.C.
Les H.T.
La T.V.A.
Le T.T.C.
| En 11 / Gestionnaires de fichiers – Tiers – Fournisseurs |
Un fournisseur a un compte comptable qui lui est propre ou non (deux fiches fournisseurs mais un seul compte comptable).
|
Les H.T.
| Groupes de ventes de type Achat en 11 / Gestionnaires de fichiers. | Ce groupe d’achat est associé à un groupe de vente | Ce groupe de vente est associé à une référence article. |
Les comptes sont paramétrés par site et taux de T.V.A. et permettent la ventilation :
|
La T.V.A.
| En 11 / Gestionnaires de fichiers – Codes T.V.A. |
| Les comptes de T.V.A. déductible y sont paramétrés en fonction du taux de T.V.A. appliqué dans l’achat (bon de commande fournisseur). |
5 / Des règlements fournisseurs
| En gestion, les règlements sont ventilés en fonction de leur mode de règlement : chèque, espèces … |
| Pour les transférer en comptabilité, nous ventilons ces règlements dans des journaux de remise par des mouvements : remise de chèque, de caisse… |
| En 12 / Paramètres – Trésorerie –Journaux de banque | En 12 / Paramètres – Trésorerie – Mode de paiement |
Les espèces
Les chèques
Les cartes bancaires, traites, virements...
Les écarts de règlement
Les espèces
| Mode | Mouvement en gestion | Transfert en comptabilité |
|---|---|---|
| Espèces | Journal de remise | Journal de caisse – compte 530000 |
- L’écriture dans le journal de caisse en comptabilité :
| Date de pièce | Compte | Sous Compte | Désignation | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|---|---|
| Date de mouvement | 401 collectif | compte auxiliaire | Règlement / Nom du fournisseur | T.T.C. | |
| Date de mouvement | 530000 | Règlement / Nom du fournisseur | T.T.C. |
L’encaissement en espèces est crédité dans la comptabilité à la date de leur mouvement.
Les chèques
| Mode | Mouvement en gestion | Transfert en comptabilité |
|---|---|---|
| Chèques | Journal de remise | Journal de Banque – compte 512000 |
L’écriture dans le journal de banque ou de remise en comptabilité :
| Date de pièce | Compte | Sous Compte | Désignation | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|---|---|
| Date de mouvement | 401 collectif | compte auxiliaire | Règlement / Nom du fournisseur | T.T.C. | |
| Date de mouvement | 512000 | Règlement / Nom du fournisseur | T.T.C. |
Le montant de la remise de chèques est débité dans la comptabilité à la date de leur mouvement, qui correspond à la date du dépôt à la banque.
Les cartes bancaires, traites, virements...
| Mode | Mouvement en gestion | Transfert en comptabilité |
|---|---|---|
| Cartes | Journal de remise de carte | Journal de Banque – compte 512000 |
| Traites | Journal de remise de traite | Journal de banque – compte 512000 |
| Virements | Journal de remise de virements | Journal de banque – compte 512000 |
| etc… |
L’écriture dans le journal de banque ou de remise en comptabilité :
| Date de pièce | Compte | Sous Compte | Désignation | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|---|---|
| Date de mouvement | 401 collectif | compte auxiliaire | Règlement / Nom du fournisseur | T.T.C. | |
| Date de mouvement | 512000 | Règlement / Nom du fournisseur | T.T.C. |
Les écarts de règlement
Un acompte de 20 € par chèque est saisi dans une commande fournisseur. La facturation finale s’élève à 19€99.
Sur la 2ème ligne la saisie de l’OD pour l’écart dans la fenêtre « Paiement » de la facturation en gestion commerciale :
L’écriture dans les journaux respectifs en comptabilité :
| Sur la 1ère ligne, la saisie du chèque dans la fenêtre « Paiement » de la commande fournisseur : |
| A | Mode | Libellé | Montant | Ech/Cond | |
|---|---|---|---|---|---|
| * | CH | Chèque bancaire n°… | – 20,00 | JJ/MM/AAAA |
| T.T.C. : | 19,99 € | Total versé : | – 20,00 € |
| Solde : | 0,01 € |
Sur la 2ème ligne la saisie de l’OD pour l’écart dans la fenêtre « Paiement » de la facturation en gestion commerciale :
| A | Mode | Libellé | Montant | Ech/Cond | |
|---|---|---|---|---|---|
| OD | Opération diverses – Trop versé | 0,01 | JJ/MM/AAAA |
| T.T.C. : | 19,99 € | Total versé : | 19,99 € |
| Solde : | 0,00 € |
| Journal | Date de pièce | Compte | Sous Compte | Désignation | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|---|---|---|
| BANQUE | Date de mouvement | 401 collectif | compte auxiliaire | Règlement / Nom du fournisseur | 20 € T.T.C. | |
| Date de mouvement | 512000 | Règlement / Nom du fournisseur | 20 € T.T.C. | |||
| OD | Date de mouvement | 658000 | Règlement / Nom du fournisseur | 0,01 € T.T.C. | ||
| Date de mouvement | 401 collectif | compte auxiliaire | Règlement / Nom du fournisseur | 0,01 € T.T.C. |
Le passage en comptabilité
En 04 / Trésorerie & Comptabilité - Passage en comptabilité clients
1 / De la facturation Négoce
Le passage en comptabilité est effectué périodiquement au gré du client. Il peut être journalier, hebdomadaire ou mensuel.
Toutes les factures émises dans le mois demandé sont transférées en comptabilité. Le système prend en considération toutes les factures depuis le début du mois jusqu’à la date de passage mentionnée. Il n’effectue pas le passage des factures des mois précédents.
Vous devez relancer le programme pour le ou les mois antérieurs.
| Si des factures restent à transférer sur les mois antérieurs, le message suivant s’affiche : |
| Attention vous avez XXX factures qui ne sont pas passées en comptabilité dans les mois antérieurs au MM/AAAA. |
Le programme ne tient compte ni des paiements, ni des appareils repris ou non.
| Les écritures des factures négoce s’affichent à l’écran : | |
| Ligne | : numéro de ligne d’écritures. |
|---|---|
| Compte – s/cpte | : numéro de compte comptable attribué à l’écriture. |
| Libellé | : nom du client facturé. |
| Cj | : code journal de ventilation en comptabilité. |
| Débit | : montant ventilé au débit du compte associé. |
| Crédit | : montant ventilé au crédit du compte associé. |
| Pièce | : numéro de la pièce comptable (=n° facture). |
| N°bon/clé | : numéro de dossier Négoce associé à l’écriture. |
| Date pièce | : date de la pièce comptable (=date de la facture). |
| Contrepartie | : (vide) |
| Les liens cliquables du volet de fonctions ou les raccourcis clavier : | |
| Créer bordereau ou (F2) | permet :
|
| Imprimer ou (F6) | permet l’impression de la liste. Un message vous invite à choisir de centraliser ou pas les écritures. |
| Pour un transfert vers EISCOMPTA : |
| Un message vous informe que le transfert a bien été effectué et vous indique le nombre de bordereau créé. |
2 / De la facturation S.A.V.
La procédure est identique en tous points au programme précédent. Veuillez-vous y reporter.
3 / Des paiements clients
La procédure est presque identique au programme du passage en comptabilité des factures négoce et S.A.V. Veuillez-vous y reporter.Cependant, le système prend ici en considération tous les règlements antérieurs à la date de passage mentionnée.
4 / Des factures d'achats
Le passage en comptabilité est effectué périodiquement au gré du client. Il peut être journalier, hebdomadaire ou mensuel. Le système détecte et propose automatiquement la période sur laquelle il reste des éléments à transférer.
Toutes les factures ventilées dans le mois demandé sont transférées en comptabilité. Le système n’effectue pas le passage des factures des mois précédents.
Le programme ne tient pas compte des paiements.
Toutes les factures ventilées dans le mois demandé sont transférées en comptabilité. Le système n’effectue pas le passage des factures des mois précédents.
| Si des factures restent à transférer sur les mois antérieurs, le message suivant s’affiche : |
| Il reste des factures non transférées pour la période suivante : MM/AAAA. |
| Vous devez relancer le programme pour le ou les mois antérieurs. |
| Les écritures des factures d’achat s’affichent à l’écran : | |
| DATE | : date de la pièce comptable (=date de facture) |
|---|---|
| Facture | : numéro de la pièce comptable. |
| Libellé facture | : nom du fournisseur + n° de facture fournisseur. |
| Compte | : numéros de compte comptable attribué à l’écriture. |
| Désignation compte | : désignation des comptes comptables |
| Débit | : montant ventilé au débit du compte associé. |
| Crédit | : montant ventilé au crédit du compte associé. |
| GRP | : code du groupe comptable du type achat |
| TVA | : numéro du code de TVA |
| Les liens cliquables du volet de fonctions ou les raccourcis clavier : | |
| Transférer ou (F2) | permet :
|
| Ecritures détaillées ou non ou (F5) | permet, pour la même écriture, d’afficher soit un détail, soit un regroupement si le même compte est utilisé dans l’écriture. |
| Imprimer ou (F6) | permet l’impression de la liste des écritures . |
5 / Des paiements fournisseurs
La procédure est presque identique au programme du passage en comptabilité des factures négoce et S.A.V. Veuillez-vous y reporter.
Cependant, le système prend ici en considération tous les règlements antérieurs à la date de passage mentionnée.