Passage en comptabilité

Sommaire

Règles d'utilisations associées à l'application

En 13 / Paramètres généraux
Lors du transfert des factures ou règlements en comptabilité, Faut-il regrouper comptablement les clients divers sans compte.
Valeur Description du comportement de ou des applications
0 Non, un compte doit être enregistré dans chaque fiche client divers,
1 Un compte par lettre alphabétique (411 DIV A, 411 DIV B ...),
2 Un compte par valeur numérique (411 001, 411 002 ...),
3 Non, c'est l'ID du client qui sera utilisé (411 123 pour l'ID 123).
Nous vous conseillons de nous contacter avant toute modification d’une règle d’utilisation.

Pour les valeur 1 à 3, le compte racine est celui du client en compte "X".

Pour le paramètre 3, lorsque la comptabilité est EIS, le compte du client divers est automatiquement créé en comptabilité.

Lors du transfert des factures S.A.V. en comptabilité, faut-il rechercher le compte dans l'atelier lorqu'il n'y a pas de compte dans les codes déplacements ou frais divers ?
Valeur Description du comportement de ou des applications
0 Non, le compte doit être dans les codifications de déplacement ou de frais divers dans les "Paramètres",
1 Oui, faire comme si le déplacement ou frais divers n'était pas codifié en "Paramètres",
Nous vous conseillons de nous contacter avant toute modification d’une règle d’utilisation.
Remarque : pour les frais administratifs non codifiés, l'application se comporte comme si cette règle est dans tout les cas à 1.
Dans les factures S.A.V., la ventilation comptable des pièces existantes dans le fichier "articles" se fera selon les comptes paramétrés en :
Valeur Description du comportement de ou des applications
0 En Ateliers,
1 En groupe de ventes, à l'identique que le Négoce (Galion).
Nous vous conseillons de nous contacter avant toute modification d’une règle d’utilisation.

La ventilation comptable

1 / De la facturation client

En 14 / Fichiers - Tiers - Clients
Est associé le compte comptable. Ce fichier englobe vos clients de passage et vos clients en compte : la ventilation comptable vers EISCOMPTA se compose d’un compte collectif sur 8 chiffres et d’un sous-compte sur 13 caractères alphanumériques.
  • Vos clients de passage peuvent être regroupés de la manière suivante (selon la valeur de la règle 9) :
    • Un seul compte de tiers : 411 – Divers
    • Selon la première lettre du nom du client facturé :
      • 26 comptes de tiers correspondant aux 26 lettres de l’alphabet :
        • "411 – DIV A" pour les noms commençant par A
        • "411 – DIV B" pour les noms commençant par B
        • "411 – DIV C", …
      • 26 comptes de tiers numériques successifs :
        • "411 – 0001" pour les noms commençant par A
        • "411 – 0002" pour les noms commençant par B
        • "411 – 0003", …
Ce choix est à préciser dans la rubrique « Numéro de compte » de la fenêtre « Paiement » de la fiche client ayant pour compte « X », réservée à la ventilation comptable de vos facturations.
  • Un client de passage peut avoir un compte comptable spécifique. Renseigner la rubrique « Numéro de compte » de la fenêtre « Paiement ».
  • Un client en compte a un compte comptable qui lui est propre ou pas (deux fiches clients peuvent partager le même compte comptable). Renseigner la rubrique « Numéro de compte » de la fenêtre « Paiement ».
Règle 142 à la valeur 1 : les frais de livraison et les frais divers codifiés se ventilent selon l’atelier de la catégorie facturée.
Règle 159 à la valeur 0 : les articles existants se ventilent selon le paramétrage en atelier. Règle 159 à la valeur 1 : les articles existants se ventilent selon le paramétrage de leur groupe comptable.
En 14 / Fichiers – Classification – Atelier -
Les comptes sont paramétrés par site et taux de T.V.A. pour :
  • La main d’œuvre
  • Les pièces
  • Les frais de livraison non codifiés
  • Les frais administratifs non codifiés
  • Les frais divers non codifiés
  • Les écos-contributions
  • La redevance pour copie privé
  • Les taxes
 -
Règle 142 à la valeur 0 : la ventilation des frais de livraison (déplacement, port, navette) ou des frais divers se ventile selon le paramétrage de leur fichier respectif.
En 13 / Paramètres – Codifications – Déplacement, Port ou Navettes
Les frais de déplacement codifiés passent dans les comptes paramétrés :
  • par site, par atelier et taux de T.V.A. dans le fichier Déplacement,
  • par site et taux de T.V.A. dans le fichier Port,
  • par navette dans le fichier Navettes.
En 13 / Paramètres – Codifications Frais divers ou Frais administratifs
Les frais divers ou administratifs codifiés passent dans les comptes paramétrés par site et taux de T.V.A. dans les fichiers Frais divers et Frais administratifs.
Attention pour le multi-sites, les comptes comptables peuvent être :

  • identiques : laissez à blanc la rubrique « site »,
  • différents selon le site utilisé : informez le code site correspondant au paramétrage des comptes.
En 14 / Fichiers - Classification - Groupes de ventes - (voir documentation)
Les lignes de vente d'une facture sont ventilées selon le groupe de ventes associé à l'article.
  • Les comptes sont paramétrés par site et taux de T.V.A. et permettent la ventilation :
    • d'une vente
      • en métropole,
      • dans les DOM-TOM,
      • à l'exportation,
      • en intracommunautaire
    • d'une reprise,
    • d'une remise,
    • d'une remise promotion,
    • de soldes (prix net),
    • d'une rétrocession
    • de l'escompte,
    • de l'éco participation DEEE (déchets d'équipements électriques et électroniques),
    • de l'éco participation mobilier,
    • de la redevance pour copie privée,
    • de la taxe sur les produits énergétiques.
    • de la taxe générale sur les activités polluantes.
  • Les pièces détachées peuvent également appartenir à des groupes de ventes comme les matériels. Le lien n'étant pas obligatoire, un groupe est paramétré par défaut dans la fiche "Société" en 13 / Paramètres - Généraux.
   Attention pour le multi-sites, les comptes comptables peuvent être :
  • identiques : laissez à blanc la rubrique "site",
  • différents selon le site utilisé : informez le code site correspondant au paramétrage des comptes.
En 14 / Fichiers - Autres - Codes T.V.A.
Les comptes de T.V.A. collectée y sont paramétrés en fonction du taux de T.V.A. appliqué dans la vente.

2 / Des ventes tickets

En 14 / Fichiers - Tiers - Clients
Dans la fiche du client en compte "Y", est associé un compte comptable.
Vos ventes tickets sont regroupés dans :
  • Un seul compte de tiers : 411 - Tickets
Ce choix est à reporter dans la rubrique "Numéro de compte" dans la fenêtre "Paiement" de la fiche client ayant pour compte "Y", réservée à la ventilation comptable de vos ventes tickets.
En 14 / Fichiers - Classification - Groupes de ventes - (voir documentation)
Les lignes de vente d'une facture sont ventilées selon le groupe de ventes associé à l'article.
  • Les comptes sont paramétrés par site et taux de T.V.A. et permettent la ventilation :
    • d'une vente
      • en métropole,
      • dans les DOM-TOM,
      • à l'exportation,
      • en intracommunautaire
    • d'une reprise,
    • d'une remise,
    • d'une remise promotion,
    • de soldes (prix net),
    • d'une rétrocession
    • de l'escompte,
    • de l'éco participation DEEE (déchets d'équipements électriques et électroniques),
    • de l'éco participation mobilier,
    • de la redevance pour copie privée,
    • de la taxe sur les produits énergétiques.
    • de la taxe générale sur les activités polluantes.
  • Les pièces détachées peuvent également appartenir à des groupes de ventes comme les matériels. Le lien n'étant pas obligatoire, un groupe est paramétré par défaut dans la fiche "Société" en 13 / Paramètres - Généraux.
   Attention pour le multi-sites, les comptes comptables peuvent être :
  • identiques : laissez à blanc la rubrique "site",
  • différents selon le site utilisé : informez le code site correspondant au paramétrage des comptes.
En 14 / Fichiers - Autres - Codes T.V.A.
Les comptes de T.V.A. collectée y sont paramétrés en fonction du taux de T.V.A. appliqué dans la vente.

3 / Des règlements clients

En gestion, les règlements sont ventilés en fonction de leur mode de règlement : chèque, espèces ...
Pour les transférer en comptabilité, nous ventilons ces règlements dans des journaux de remise par des mouvements : remise de chèque, de caisse...
En 13 / Paramètres - Trésorerie - Journaux de banque En 13 / Paramètres - Trésorerie - Modes de paiement
mode mouvement en gestion transfert en comptabilité
Espèces Journal de remise Journal de caisse - compte 530000
L'écriture dans le journal de caisse en comptabilité :
Date de pièce Compte Sous compte Désignation Débit Crédit
Date de mouvement 411 collectif compte auxiliaire Règlement / Nom du client T.T.C.
Date de mouvement 530000 Règlement / Nom du client T.T.C.
L'encaissement en espèces est débité dans la comptabilité à la date de leur mouvement.
Mode Mouvement en gestion Transfert en comptabilité
Chèques Journal de remise (édition du bordereau de remise) Journal de Banque - compte 512000
ou Journal de remise - compte 511001
L'écriture dans le journal de banque ou de remise en comptabilité :
Date de pièce Compte Sous compte Désignation Débit Crédit
Date de mouvement 411 collectif compte auxiliaire Règlement / Nom du client T.T.C.
Date de mouvement 512000 ou 511000 Règlement / Nom du client T.T.C.
Le montant de la remise de chèques est débité dans la comptabilité à la date de leur mouvement, qui correspond à la date du dépôt à la banque.
Mode Mouvement en gestion Transfert en comptabilité
Cartes Journal de remise de carte Journal de Banque - compte 512000
ou Journal de remise de carte - compte 511002
Traites Journal de remise de traite Journal de banque - compte 512000
ou Journal de remise de traite - compte 511003
Virements Journal de remise de virements Journal de banque - compte 512000
ou Journal de remise de virements - compte 511004
L'écriture dans le journal de banque ou de remise en comptabilité :
Date de pièce Compte Sous compte Désignation Débit Crédit
Date de mouvement 411 collectif compte auxiliaire Règlement / Nom du client T.T.C.
Date de mouvement 512000 ou 511... Règlement / Nom du client T.T.C.
Le montant de la remise de cartes est débité dans la comptabilité à la date de leur mouvement, qui correspond à la date d'enregistrement sur le TPE.
Une facturation de 19€99 est réglée par un chèque de 20 €.

Sur la 1ère ligne, la saisie du chèque dans la fenêtre "Paiement" de la facturation en gestion commerciale :

A Mode Libellé Montant ech/cond nm
CH Chèque bancaire n°... 20,00 JJ/MM/AAAA
T.T.C. : 19,99 € Total perçu : 20,00 €
Fact. le : JJ/MM/AAAA Solde : -0,01 €
Echéance : JJ/MM/AAAA A la livr. : 0,00 €

Sur la 2ème ligne la saisie de l'OD pour l'écart dans la fenêtre "Paiement" de la facturation en gestion commerciale :
A Mode Libellé Montant ech/cond nm
OD Opération diverses - Trop perçu - 0,01 JJ/MM/AAAA
T.T.C. : 19,99 € Total perçu : 19,99 €
Fact. le : JJ/MM/AAAA Solde : 0,00 €
Echéance : JJ/MM/AAAA A la livr. : 0,00 €
L'écriture dans les journaux respectifs en comptabilité :
Journal Date de pièce Compte Sous compte Désignation Débit Crédit
BANQUE Date de mouvement 411 collectif compte auxiliaire Règlement / Nom du client 20 € T.T.C.
Date de mouvement 512000 ou 511... Règlement / Nom du client 20 € T.T.C.
OD Date de mouvement 758000 Règlement / Nom du client 0,01 € T.T.C.
Date de mouvement 411 collectif compte auxiliaire Règlement / Nom du client 0,01 € T.T.C.
L'ENREGISTREMENT DU RELEVÉ BANCAIRE SI COMPTE D'ENCAISSEMENT :
Date de valeur Compte Désignation Débit Crédit
Date de valeur 511... Journal de remise T.T.C.
Date de valeur 512000 Journal de remise T.T.C.
Les différents comptes d'encaissement sont soldés au fur et à mesure. Les règlements non soldés sont ceux non encore comptabilités par le relevé bancaire (date de valeur différente de la date de mouvement).

4 / De la facturation fournisseurs

En 14 / Fichiers - Tiers - Fournisseurs
Un fournisseur a un compte comptable qui lui est propre ou non (deux fiches fournisseurs mais un seul compte comptable).
  • Informer la rubrique "Numéro de compte" de la fenêtre "Paiement" de la fiche fournisseur concernée.
Groupes de ventes de type Achat  en 14 / Fichiers - Classification Ce groupe d'achat est associé à un groupe de vente Ce groupe de vente est associé à une référence article.
Les comptes sont paramétrés par site et taux de T.V.A. et permettent la ventilation :
  • d'un achat
    • en métropole,
    • dans les DOM-TOM,
    • à l'exportation,
    • en intracommunautaire
  • d'un escompte,
  • de l'éco participation DEEE (déchets d'équipements électriques et électroniques),
  • de l'éco participation mobilier,
  • de la redevance pour copie privée,
  • de la taxe sur les produits énergétiques,
  • de la taxe généralesur les activités polluantes.
En 14 / Fichiers - Autres - Codes T.V.A.
Les comptes de T.V.A. déductible y sont paramétrés en fonction du taux de T.V.A. appliqué dans l'achat (bon de commande fournisseur).

5 / Des règlements fournisseurs

En gestion, les règlements sont ventilés en fonction de leur mode de règlement : chèque, espèces ...
Pour les transférer en comptabilité, nous ventilons ces règlements dans des journaux de remise par des mouvements : remise de chèque, de caisse...
En 13 / Paramètres - Trésorerie - Journaux de banque En 13 / Paramètres - Trésorerie - Mode de paiement
Mode Mouvement en gestion Transfert en comptabilité
Espèces Journal de remise Journal de caisse - compte 530000
    L'écriture dans le journal de caisse en comptabilité :
Date de pièce Compte Sous compte Désignation Débit Crédit
Date de mouvement 401 collectif compte auxiliaire Règlement / Nom du fournisseur T.T.C.
Date de mouvement 530000 Règlement / Nom du fournisseur T.T.C.
L'encaissement en espèces est crédité dans la comptabilité à la date de leur mouvement.
Mode Mouvement en gestion Transfert en comptabilité
Chèques Journal de remise Journal de Banque - compte 512000
L'écriture dans le journal de banque ou de remise en comptabilité :
Date de pièce Compte Sous compte Désignation Débit Crédit
Date de mouvement 401 collectif compte auxiliaire Règlement / Nom du fournisseur T.T.C.
Date de mouvement 512000 Règlement / Nom du fournisseur T.T.C.
Le montant de la remise de chèques est débité dans la comptabilité à la date de leur mouvement, qui correspond à la date du dépôt à la banque.
Mode Mouvement en gestion Transfert en comptabilité
Cartes Journal de remise de carte Journal de Banque - compte 512000
Traites Journal de remise de traite Journal de banque - compte 512000
Virements Journal de remise de virements Journal de banque - compte 512000
etc...
L'écriture dans le journal de banque ou de remise en comptabilité :
Date de pièce Compte Sous compte Désignation Débit Crédit
Date de mouvement 401 collectif compte auxiliaire Règlement / Nom du fournisseur T.T.C.
Date de mouvement 512000 Règlement / Nom du fournisseur T.T.C.
Un acompte de 20 € par chèque est saisi dans une commande fournisseur. La facturation finale s'élève à 19€99.

Sur la 1ère ligne, la saisie du chèque dans la fenêtre"Paiement" de la commande fournisseur :

A Mode Libellé Montant ech/cond
* CH Chèque bancaire n°... - 20,00 JJ/MM/AAAA
T.T.C. : 19,99 € Total versé : - 20,00 €
Solde : 0,01 €

Sur la 2ème ligne la saisie de l'OD pour l'écart dans la fenêtre "Paiement" de la facturation en gestion commerciale :
A Mode Libellé Montant ech/cond
OD Opération diverses - Trop versé 0,01 JJ/MM/AAAA
T.T.C. : 19,99 € Total versé : 19,99 €
Solde : 0,00 €

L'écriture dans les journaux respectifs en comptabilité :
Journal Date de pièce Compte Sous compte Désignation Débit Crédit
BANQUE Date de mouvement 401 collectif compte auxiliaire Règlement / Nom du fournisseur 20 € T.T.C.
Date de mouvement 512000 Règlement / Nom du fournisseur 20 € T.T.C.
OD Date de mouvement 658000 Règlement / Nom du fournisseur 0,01 € T.T.C.
Date de mouvement 401 collectif compte auxiliaire Règlement / Nom du fournisseur 0,01 € T.T.C.

Le passage en comptabilité

En 04 / Trésorerie & Comptabilité - Passage en comptabilité clients

1 / De la facturation Négoce

Le passage en comptabilité est effectué périodiquement au gré du client. Il peut être journalier, hebdomadaire ou mensuel.

Toutes les factures émises dans le mois demandé sont transférées en comptabilité. Le système prend en considération toutes les factures depuis le début du mois jusqu’à la date de passage mentionnée. Il n’effectue pas le passage des factures des mois précédents.

Vous devez relancer le programme pour le ou les mois antérieurs.

     Si des factures restent à transférer sur les mois antérieurs, le message suivant s’affiche :
Attention vous avez XXX factures qui ne sont pas passées en comptabilité dans les mois antérieurs au MM/AAAA.

Le programme ne tient compte ni des paiements, ni des appareils repris ou non.

Les écritures des factures négoce s'affichent à l'écran :
LIGNE numéro de ligne d'écritures.
COMPTE - S/CPTE numéro de compte comptable attribué à l'écriture.
LIBELLE nom du client facturé.
CJ code journal de ventilation en comptabilité.
DEBIT montant ventilé au débit du compte associé.
CREDIT montant ventilé au crédit du compte associé.
PIECE numéro de la pièce comptable (=n° facture).
N°BON/CLE numéro de dossier Négoce associé à l'écriture.
DATE PIECE date de la pièce comptable (=date de la facture).
CONTREPARTIE (vide)
Les liens cliquables du volet de fonctions ou les raccourcis clavier :
Créer bordereau ou (F2) > permet :
  • la ventilation des écritures dans le(s) bordereau(x) de saisie sur EISCOMPTA : un bordereau par mois et par journal comptable.
  • la génération d'un fichier d'interface à importer dans un logiciel de comptabilité compatible.
Imprimer ou (F6) permet l'impression de la liste. Un message vous invite à choisir de centraliser ou pas les écritures.
Pour un transfert vers EISCOMPTA :
Un message vous informe que le transfert a bien été effectué et vous indique le nombre de bordereau créé.

2 / De la facturation S.A.V.

La procédure est identique en tous points au programme précédent. Veuillez-vous y reporter.

3 / Des paiements clients

La procédure est presque identique au programme du passage en comptabilité des factures négoce et S.A.V. Veuillez-vous y reporter.

Cependant, le système prend ici en considération tous les règlements antérieurs à la date de passage mentionnée.

4 / Des factures d'achats

Le passage en comptabilité est effectué périodiquement au gré du client. Il peut être journalier, hebdomadaire ou mensuel.

Le système détecte et propose automatiquement la période sur laquelle il reste des éléments à transférer. Toutes les factures ventilées dans le mois demandé sont transférées en comptabilité.

Le système n’effectue pas le passage des factures des mois précédents.

  Si des factures restent à transférer sur les mois antérieurs, le message suivant s’affiche :
Il reste des factures non transférées pour la période suivante : MM/AAAA.
Vous devez relancer le programme pour le ou les mois antérieurs.

Le programme ne tient pas compte des paiements.

Les écritures des factures d'achat s'affichent à l'écran :
DATE date de la pièce comptable (=date de facture)
FACTURE numéro de la pièce comptable.
LIBELLE FACTURE nom du fournisseur + n° de facture fournisseur.
COMPTE numéros de compte comptable attribué à l'écriture.
DESIGNATION COMPTE désignation des comptes comptables
DEBIT montant ventilé au débit du compte associé.
CREDIT montant ventilé au crédit du compte associé.
GRP code du groupe comptable du type achat
TVA numéro du code de TVA
Les liens cliquables du volet de fonctions ou les raccourcis clavier :
Transférer ou (F2) permet :
  • la ventilation des écritures dans le(s) bordereau(x) de saisie sur EISCOMPTA : un bordereau par mois et par journal comptable.
  • la génération d'un fichier d'interface à importer dans un logiciel de comptabilité compatible.
Ecritures détaillées ou non ou (F5) permet, pour la même écriture, d'afficher soit un détail, soit un regroupement si le même compte est utilisé dans l'écriture.
Imprimer ou (F6) permet l'impression de la liste des écritures .

5 / Des paiements fournisseurs

La procédure est presque identique au programme du passage en comptabilité des factures négoce et S.A.V. Veuillez-vous y reporter. Cependant, le système prend ici en considération tous les règlements antérieurs à la date de passage mentionnée.

La schématisation des mouvements de trésorerie clients

16 janvier 2020 | Valérie Adam