Sommaire
Contexte de certification (NF525)
Duplicatas des pièces justificatives :
Les pièces justificatives sont les factures (dont les avoirs), les tickets de caisse et les factures proforma.
Les ventes et tickets abandonnés ne peuvent pas être réimprimés, aucun duplicata ne pourra être délivré.
Si un ticket n’est pas imprimé* et que l’impression est réalisée ultérieurement, celle-ci sera considérée comme la première édition et ne sera donc pas un duplicata.
Il en sera de même ultérieurement pour les factures dématérialisées BtoB, qu’il ne sera plus nécessaire d’imprimer car elles seront déposées sur la plateforme de dématérialisation.
NB : Dans ce cas c’est le Pdf stocké qui est imprimé.
Un duplicata est par conséquent la réimpression d’une pièce justificative ayant déjà fait l’objet d’une première impression (en simple ou double exemplaire) ou d’un envoi par mail.
Chaque duplicata d’une pièce justificative est mémorisé et numéroté dans la limite de 99 duplicatas par pièce.
Toutes les données qui concourent à la réalisation de la transaction de vente et d’encaissement doivent être restituées de façon strictement identique sur les duplicatas :
- Données de l’émetteur,
- du client facturé / livré,
- les articles,
- les règlements…
NB : Si des règlements sont enregistrés après la première impression, ils seront alors ajoutés sur l’édition du duplicata, le solde de la pièce justificative sera alors actualisé.
Mémorisation et conservation du duplicata
Pour chaque duplicata :
- Le fichier Pdf sera stocké et conservé.
- Un enregistrement sera ajouté dans un fichier sécurisé d’historique des duplicatas.
- Un enregistrement sera ajouté dans le journal des évènements techniques (JET purgeable).
Les listes des enregistrements du fichier d’historique des duplicatas et du fichier JET sont consultables par le responsable des données NF525 et par les utilisateurs autorisés (Droit 86).
Lors d’un contrôle administratif, le contrôleur peut demander à consulter ces listes.
Aperçu écran de la pièce justificative
L’aperçu écran d’une pièce justificative n’est pas considéré comme une réimpression et n’est donc pas un duplicata.
Il sert généralement pour un contrôle interne et n’a pas vocation à être remis au client.
Comme l’aperçu écran exécute un logiciel de lecture de fichier Pdf, il n’est pas possible d’empêcher l’impression et de la détecter.
Afin que le document ne puisse pas être remis au client, il est inscrit en filigrane « APERCU NE PAS REMETTRE AU CLIENT ».
Duplicata d’une facture (ou avoir)
Dans la fenêtre de sélection de l’imprimante, il est indiqué le nombre de duplicata et dans le menu de sélection, il est indiqué duplicata si la facture a déjà été imprimée.
Sur le duplicata de la facture, il est inscrit « DUPLICATA » en filigrane.
Duplicata d’une ticket de caisse
Duplicata d’une facture proforma
Motif de l’émission du duplicata
Dans le cas de la proforma, il sera demandé de sélectionner ou de saisir le motif de l’émission du duplicata.
Une liste de choix de types de motifs s’affichera ; si le motif Demande du client – Autre raison à préciser est sélectionné, l’utilisateur devra saisir le motif.Le motif sera mémorisé dans l’enregistrement du fichier d’historique des duplicatas.
NB : La liste des types de motifs d’émission du duplicata est paramétrable, l’administrateur peut donc adapter la liste en fonction de l’activité de la société.
Facture issue de la proforma
Si une facture est issue dans la proforma, il ne sera plus possible d’imprimer un duplicata, un message d’avertissement s’affichera alors.