Sommaire
- De prise en charge, à titre d’information, d’identifier le montant du soutien de l’organisme concerné selon la catégorie et la marque renseignées,
- De facturation S.A.V., de saisir les informations complémentaires et de joindre des documents selon l’organisme concernant l’intervention effectuée,
- Qualirépar, de suivre les demandes de remboursements et les règlements.
La prise en charge d'un appareil hors garantie : en atelier, en extérieure
Lors de la prise en charge SAV, après la saisie des informations du client et de l’appareil, une question est posée automatiquement afin de connaître le montant du soutien en cas d’éligibilité de la réparation par l’un des organismes.
Si le système trouve l’information un message d’information apparaît :
Pour l’organisme Ecologic, la recherche est plus longue car il faut passer par l’API gérée par MaxEIS.
Une vérification « manuelle » pour connaître le montant du soutien en cas d’éligibilité, est disponible depuis le volet de fonctions situé à droite de l’écran.
La facturation S.A.V.
Si le technicien détermine l’éligibilité de la réparation au bonus réparation, il devra activer le soutien depuis la fenêtre appareil en cliquant sur le lien « Qualirépar-soutien » du volet de fonctions situé à droite de l’écran ou en utilisant le raccourci clavier F8.
Une nouvelle fenêtre « QualiRépar » apparait sur la page du technicien, permettant la saisie d’informations supplémentaires selon l’organisme.
La saisie du code réparation est obligatoire afin de transférer un dossier.
Lorsque que votre dossier est terminé, vous devez générer la facture afin de pouvoir créer la demande de remboursement depuis l’application 00/SAV-maintenance – Qualirépar – Ecosystem – Dossiers
La saisie du code symptôme et du code réparation est obligatoire dans le traitement d'une demande de soutien.
Lorsque que votre dossier est terminé, vous devez générer un devis contrôlé afin d’effectuer une demande de soutien.
En cas d'éléments erronés ou manquants !
Un message avec les différents problèmes s’affichera. La demande de soutien sera modifiable à partir de l'application - 00/SAV-maintenance - Qualirépar - Ecologic - Dossiers
Certains documents sont obligatoires pour valider une demande remboursement.
- La facture (Pour Ecologic et Ecosystem),
- Le devis signé par le consommateur ou « l’attestation consommateur de demande de bonus réparation » (Seulement pour Ecologic).
Qualirépar - Dossiers ou règlements
Dossiers Ecosystem
Seuls les dossiers facturés apparaîtront dans cette liste.
Etape 1 : Création de la demande de remboursement
- Si la demande est valide, le message suivant s’affiche :
-
- En cas d’erreurs, le message affiché, détaille l’élément concerné. Par exemple :
Lorsque la demande de remboursement est valide, le statut du dossier se modifie, la ligne passe en couleur jaune » Demande de Remb. créée ». Vous pouvez passer à l’étape 2.
Etape 2 : Transmission de la facture
Pour transmettre la facture au format PDF, vous devez l’avoir imprimée au moins une fois.
Cliquez sur « Joindre facture » dans le volet de fonctions à droite de votre écran.
Lorsque la facture a bien été transférée à Ecosystem, le statut du dossier se modifie, la ligne passe en rouge « Demande de Remb. à valider ». Vous pouvez passez à l’étape 3.
Etape 3 : Validation de la demande de remboursement
Afin de confirmer la demande de remboursement, cliquez sur « Confirmer Dde Remb. » dans le volet de fonctions à droite de votre écran.
Lorsque la demande est confirmée et est en attente de vérification par l’organisme, le statut du dossier se modifie, la ligne passe en bleue « Demande de Remb. validée ».
Etape 4 : Récupérer le détail d'un règlement manuellement
Le lien cliquable « Récup. Paiements » ou le raccourci clavier F11 permet de récupérer le détail d’un règlement s’il n’a pas été récupéré automatiquement par l’automate.
Il faut saisir la date à laquelle le paiement a été émis par Ecosystem
Dossiers Ecologic
Seuls les dossiers ayant fait l’objet d’une demande de soutien (depuis le programme de facturation SAV) apparaîtront dans cette liste.
Etape 1 : Mise à jour d'une demande de soutien en erreur lors de la facturation S.A.V.
Une demande de soutien en erreur apparaît en couleur grisée, cliquez sur « Maj demande soutien » depuis le volet de fonctions à droite de votre écran.
Lorsque la demande de soutien est valide, le statut du dossier se modifie, la ligne passe en couleur jaune « Demande de soutien validée ». Vous pouvez passer à l’étape 2.
Etape 2 : Création de la demande de remboursement
Avant de réaliser la demande de remboursement, vous devez facturer le dossier.
Pour créer la demande de remboursement, cliquez sur « Créer demande remb. » dans le volet de fonctions à droite de votre écran. Tant que la demande de remboursement n’est pas valide , le statut restera « Remb. à compléter et la lignes sera de couleur rouge.
Etape 3 : Compléter la demande de remboursement avec les documents à joindre
Lors de la création, la demande ne va pas être valide car il y tous les documents à joindre qui seront considérés comme manquant. Un message s’affichera avec tous pièces jointes à joindre à la demande de remboursement.
Pour joindre les documents, cliquez sur « Joindre les documents » ou « Joindre la facture » dans le volet de fonctions à droite de votre écran et sélectionnez le document à joindre à la demande de remboursement.
Pour les trois premiers types de documents, la liste des pièces jointes disponibles sur le serveur s’ouvrira pour sélectionner le bon document à transférer.Concernant la facture, il faut au préalable l’avoir imprimée.
Lorsque toutes les pièces jointes sont envoyées, cliquez sur » Maj demande remb. » afin de valider votre demande.
Une demande de remboursement validée s’affichera en bleu.
Suivi du statut des dossiers et logs
Pour vérifier le statut du dossier surligné auprès des organismes, cliquez sur « Vérifier le statut » dans le volet de fonctions à droite de votre écran ou utilisez le raccourci clavier F4 : l’application envoie une demande de vérification à l’organisme.
Il est possible de connaître toutes les actions faites sur un dossier, cliquez sur « Logs » dans le volet de fonctions à droite de votre écran.
Règlement Ecosystem
Une référence de paiement est récupérée par un traitement de nuit lorsque le paiement est émis par l'organisme. Cette référence de paiement vous est communiquée par email et elle correspondra à la référence de paiement inscrite sur vos relevés de banque.
Règlement Ecologic
Toutes les interventions apparaîssent dans liste "Règlement Interventions" à pointer.
Quelque soit l’organisme, la saisie du règlement fonctionne ensuite comme l’ application « Règlement des impayés » en 04/Trésorerie & Comptabilité – Impayés ».
