L’accès aux fonctions de la clôture est limité aux utilisateurs autorisés par le droit 67. Il faut saisir le code utilisateur autorisé et son mot de passe.
Les fonctions de clôtures sont conçues afin de réaliser une reprise sur incident en cas d’erreur majeure.

Quelque soit la clôture réalisée, l’application propose automatiquement la prochaine date ou période à clôturer en fonction de la dernière clôture réalisée.
Lors de la première clôture, c’est donc la première date de facture ou de paiement client qui est donc proposée, la date peut donc remonter i l y a près de vingt ans pour nos clients les plus anciens.
Il faut donc clôturer une à une chaque année, jusqu’à l’exercice précédent ou l’un des mois de l’exercice en cours.
Le total perpétuel prendra donc en compte la totalité des années.

La clôture se fait jour après jour, du premier au dernier jour de la période à clôturer, le traitement peut mettre un certain temps (selon le volume de factures et de paiements). Il est possible de stopper la clôture à l’aide de la touche (Echap) puis de la touche (Entrée) pour confirmer, la fonction terminera alors la journée en cours de traitement puis s’arrêtera normalement comme si le dernier jour de la période à traiter correspondait à ce dernier jour traité.
Afin d’optimiser le traitement, les jours sans données de règlements comme les dimanches n’auront pas d’enregistrements dans le fichier de clôture, leurs montants étant nuls.
L’enregistrement de chaque jour est chaîné, il est non modifiable.
Les totaux mensuels et annuels sont chaînés lors du traitement du dernier jour de leur période, le total perpétuel n’est quant à lui pas chaîné puisqu’il est calculé à chaque clôture.
Aucune fonction des logiciels ne permet de modifier ou supprimer les enregistrements de la clôture.