Le logiciel ou le système de caisse qui enregistre les données de règlement doit prévoir une clôture. Cette clôture doit intervenir à l’issue d’une période au minimum annuelle (ou par exercice lorsque l’exercice n’est pas calé sur l’année civile).
Les systèmes de caisse doivent, de plus, prévoir obligatoirement une clôture journalière et une clôture mensuelle. Pour chaque clôture – journalière, mensuelle et annuelle (ou par exercice) – des données cumulatives et récapitulatives, intègres et inaltérables, doivent être calculées par le système de caisse, comme le cumul du grand total de la période et le total perpétuel pour la période comptable.
Toutes les données mentionnées I-C § 50 au doivent être conservées. Cette obligation de conservation porte sur toutes les données enregistrées ligne par ligne, ainsi que pour les systèmes de caisse, sur les données cumulatives et récapitulatives calculées par le système (Cf. II-C § 170).
Cette conservation est opérée, soit en ligne, c’est à dire dans le logiciel ou système, soit dans une archive dans le respect des conditions d’archivage détaillées au II-D § 220 à 260.
Les données cumulatives et récapitulatives sont conservées en ligne (dans les fichiers du logiciel).
Il n’existe aucune fonction dans les logiciels Galion et Titan qui permet de modifier ou supprimer ces dernières.
Lorsque l’assujetti utilise un système de caisse centralisé avec remontée des données de règlement depuis des points de vente vers un système centralisateur, la conservation des données enregistrées ligne par ligne et la conservation des données cumulées peut être réalisée au niveau du système centralisateur, à condition qu’une traçabilité de la remontée des données de règlement des points de vente vers le système centralisateur soit prévue. Cette traçabilité doit permettre à l’administration de vérifier l’exhaustivité du flux des données transférées.
Cette fonctionnalité n’existe pas dans les logiciels Galion et Titan.