L'application "Documents joints" se situe en 11 / Gestionnaires de fichiers
- Les différentes listes sont paramétrables pour l’affichage, l’impression comme l’exportation Excel.
- Pour chacune des listes, les touches de fonctions sont énumérées dans le volet de fonctions à droite de l’écran.
Les documents insérés depuis les applications énumérées dans la table des matières, s’intègrent automatiquement dans la GED et deviennent disponibles depuis ces mêmes applications lors d’une insertion d’un nouveau document.
- Visualiser à l’écran l’aperçu du document via MAXEIS,
- Envoyer le document par email via MAXEIS,
- Insérer de nouveaux documents afin de les rendre disponibles pour de nouvelles associations.
- Supprimer un document si aucune association n’existe sinon le rendre non affichage.
Tous les types de fichiers :
- Images, photos
- Document texte, tableur, PDF…
Les fonctionnalités se trouvent dans le volet de fonctions à droite de l'écran.
A l’ajout d’un document, deux choix possible :
Vous glissez/déposez un document de votre PC vers la fenêtre qu’ouvre MAXEIS.Ces fichiers sont copiés sur le serveur de production et sont disponibles immédiatement.
Insérez votre document dans le scanner et confirmez la scannérisation depuis notre application.
Si votre document contient plusieurs pages et que vous utilisez un scanner à plat (sans chargeur), indiquez le nombre de pages qui sont à scanner (50 au maximum).
Un document scanné donnera soit un fichier au format image, soit un fichier au format PDF fusionnant plusieurs pages.
- La saisie d’un commentaire permet de retrouver plus facilement votre document.
Sélectionnez le type de données à associer au document.
| Type | Disponibilité |
|---|---|
| Article | Depuis une fiche article : les recherches et l’onglet « Docs », |
| B.L. Fournisseur | Après la réception d’un bon de livraison fournisseur. |
| Client | Depuis la fiche d’un client. |
| Commande fournisseur | Depuis une commande fournisseur. |
| Consentement RGPD | Depuis un traitement de mailing marketing de type consentement. |
| Contrats de services | Depuis l’application des contrats de services. |
| Equivalence | Depuis depuis une fiche article : l’onglet « Equiv ». |
| Dossier négoce | Depuis une commandes, un devis, une facturation. |
| Ecriture comptable | Depuis un bordereau de saisie d’écriture comptable, une loupe ou une recherche d’écriture. |
| Facture fournisseur | Après le contrôle de la facturation fournisseur. |
| Fournisseur | Depuis la fiche fournisseur. |
| Intervention S.A.V. | Depuis une prises en charge d’intervention S.A.V., un devis ou une facturation. |
| Mission | Sur une mission associée à la gestion de la relation d’un tiers. |
| Relevé bancaire | Depuis la comptabilité EIS, après un rapprochement bancaire ou sur un relevé. |