Sommaire
Préambule
L’archivage des données de règlements clients génère :
- un enregistrement « entête d’archive » pour la période sélectionnée
- un enregistrement de « traçabilité archive » pour chaque enregistrement archivé :
- factures, lignes d’articles et paiements
- opérations de corrections et traçabilité pour les factures chaînées
- un fichier d’archive au format XLM pouvant être lu aisément par l’administration fiscale.
Les données de l’archivage sont conservées en ligne (dans les fichiers du logiciel), sécurisées et inaltérables avec chaînage et hachage cryptographique de celles-ci.
Dans le cas particulier du multi sites, l’archivage se fait par site.
Seules les factures passées en comptabilité et soldées depuis plus d’un an seront archivées. Il n’est pas possible d’archiver des données de moins d’un an. Les factures non archivées et soldées après l’archivage seront automatiquement archivées lors du prochain archivage.
Une période non clôturée, n’est pas archivable.
(Cf. Article 220)
Dans les factures même chaînées, il est possible de saisir un paiement client ou bien de modifier le code état (de « terminé » à « terminé repris » par exemple), ce dernier n’étant pas une donnée de règlement.
Dans une facture archivée, cela ne sera plus possible.
Il reste de la responsabilité de l’utilisateur du logiciel de réaliser ou non l’archivage, sachant que la période de chaque archive est au maximum d’une année.
L’accès aux fonctions d’archivage est limité aux utilisateurs autorisés par le droit 68. Il faut saisir le code d’un utilisateur autorisé et son mot de passe.
Les fonctions d’archivage sont conçues afin de réaliser une reprise sur incidence en cas d’erreur majeure.
Dans un premier temps, un menu permet de choisir entre lister les archives ou réaliser une archive.
Une fois l’application lancée, deux choix s’offrent à vous :
Archivage d'une période
L’application propose par défaut la prochaine période à archiver en fonction de la dernière archive réalisée. Cette période est par défaut d’une année : il est possible de saisir une période plus courte afin que l’archivage correspond à une période d’exercice comptable.
Lors de la première archive, c’est donc la première date de facture ou de paiement client qui est proposée.
Les factures de moins d’un an ne sont pas archivables.
L’archivage se fait jour après jour, du premier au dernier jour de la période à archiver : le traitement peut mettre un certain temps (selon le volume de factures et de paiements à traiter).
Il est possible de stopper l’archivage à l’aide de la touche (Echap) puis de la touche (Entrée) pour confirmer, la fonction terminera alors la journée en cours de traitement puis s’arrêtera normalement comme si le dernier jour de la période à traiter correspondait à ce dernier jour de l’archive.
En cas de reprise sur incidence, la fonction terminera de traiter la journée qui était en cours de traitement et continuera son traitement comme si celui-ci était le dernier jour de l’archive.
Chaque enregistrement de traçabilité de l’archivage est chaîné : il est non modifiable.
Une fois la période traitée, l’enregistrement « entête d’archive » est chaîné puis le fichier d’archivage XML est constitué.
Aucune fonction du logiciel ne permet de modifier ou supprimer les enregistrements de l’archivage.
Le fichier XML est accompagné d’un fichier XSD qui est le schéma du fichier XML.
Le fichier XML peut être ouvert avec un navigateur ou un éditeur de fichier texte. Le fichier XSD permet à un logiciel d’intégrer le fichier XML dans une base de données.
<UneFacture>
<Entete>
Données de l’entête de facture
</Entete>
<TVA>
Tableau des totaux HT par taux de TVA
</TVA>
<Ligne>
Tableau des lignes d’articles
</Ligne>
<Reglement>
Tableau des règlements
</Reglement>
<Suivi>
Tableau de la traçabilité de la facture (facture hachée uniquement)
</Suivi>
</UneFacture>
Liste des archives
- la date de création de l’archive (au format AAAA/MM/JJ, HH:MM:SS)
- la période archivée
- le nom du fichier XML
- la taille du fichier XML
- l’empreinte de hachage (Ok ou Err pour erreur)
- l’empreinte de hachage
- le contrôle d’intégrité des données (Ok ou Err pour erreur)
- la purge de l’archive
- saisir une année afin d’afficher uniquement les archives créées cette année
- saisir une année + un mois afin d’afficher uniquement cette période
- saisir une date au format AAAAMMJJ afin d’afficher uniquement cette date
- afficher le détail de l’archive à l’aide du lien cliquable Détail de l’archive du volet de fonction ou du raccourci clavier (F3)
- copier le fichier XML de l’archive sur un autre support ou un autre emplacement à l’aide du lien cliquable Copier le fichier ou raccourci clavier (F4)
- imprimer la liste ou l’envoyer vers Excel à l’aide du lien cliquable Imprimer ou du raccourci clavier (F6)